Dokumentacja jest podstawą funkcjonowania każdego firmy. Istotny jest oczywiście przede wszystkim jej obieg, ale koniecznie trzeba zwrócić uwagę także na to, co dzieje się z dokumentami, które nie są dłużej potrzebne lub zostały wydrukowane z błędami. Nie mogą one przecież zostać przecież jedynie podarte i wyrzucone do kosza, tak jak robimy to często w domu. Dane pracowników i kontrahentów muszą być chronione, dlatego niszczenie dokumentacji musi zostać przeprowadzone w odpowiedni sposób. Wielu właścicieli firm zastanawia się jednak, czy zajmować się tym zadaniem samodzielnie czy zlecić je firmie zewnętrznej. W tym artykule zajmiemy się tą kwestią.

Samodzielne niszczenie dokumentacji – tak czy nie?

Samodzielne niszczenie dokumentów w firmach przeprowadzane jest zazwyczaj za pomocą niszczarki. Jest to najlepszy wybór dla małych biznesów, w których nie jest zatrudnionych wiele osób i w efekcie dokumentacji nie jest dużo. Wtedy pracodawca może zajmować się tym zadaniem sam i wykonywać je na bieżąco. Jednak sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy firma jest większa. Dokumentów przybywa, a czas poświęcany na ich niszczenie znacząco rośnie.

Dodatkowo bezpieczne niszczenie dokumentów wymaga określenia konkretnych zasad, które pomogą chronić dane osobowe. Oznacza to, że konieczne jest zaopatrzenie się w specjalne pojemniki lub szafki na dokumenty, w których będą one przechowywane w momentach, kiedy nie mogą być zniszczone od razu. Nie wszyscy chcą jednak to robić i chronione informacje o pracownikach czy kontrahentach pozostają widoczne dla wszystkich, co jest niedopuszczalne. W takich sytuacjach i w przypadku dużych firm bardziej opłacalną opcją staje się zainwestowanie w profesjonalne niszczenie dokumentacji przez firmę zewnętrzną.

Niszczenie dokumentów przez firmę zewnętrzną – czy to dobry wybór?

Niszczenie dokumentów firmowych zlecone na zewnątrz jest coraz popularniejszym wyborem przede wszystkim w średnich i dużych firmach, jednak decydują się na nią i małe przedsiębiorstwa. To rozwiązanie posiada wiele zalet:

• firmy działają zgodnie z określonymi procedurami bezpieczeństwa, co gwarantuje profesjonalną usługę;
• skuteczne niszczenie dokumentów w taki sposób jest wygodnym rozwiązaniem – odbiorem dokumentów do utylizacji zajmuje się firma zewnętrzna;
• oszczędność czasu – nie trzeba zajmować się niszczeniem dokumentacji samodzielnie;
• szybki czas realizacji, który pozwala skorzystać z usługi w nagłych przypadkach.

Niszczenie dokumentów firmowych – którą opcję wybrać?

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie, jednak warto zauważyć, że coraz chętniej wybierane jest bezpieczne niszczenie dokumentów przez firmy zewnętrzne. Taki sposób jest nie tylko niezwykle wygodny, ale i potwierdzony tym, że firmy te posiadają poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli poufne. Należy do nich m.in. DESTROY & RECYCLING, oferująca profesjonalne niszczenie dokumentacji na terenie Wrocławia.