Masowa wysyłka listów to działanie na szeroką skalę, dlatego trudno zadbać o to bez właściwego przygotowania i fachowego personelu. Najpewniejszą opcją jest powierzenie tego zadania ekspertom, dysponującym odpowiednią infrastrukturą. Ale jak zyskać pewność, że wybrana firma jest rzeczywiście warta zaufania? Dzisiaj dzielimy się kilkoma wskazówkami.
Wysyłka listów – zadbaj o kompleksową obsługę
Pierwszym krokiem zawsze powinno być sprawdzenie zakresu usług oferowanych przez specjalistę. Oficjalnie fulfilment winiem być usługą o kompleksowym charakterze. Dla pewności i bezpieczeństwa lepiej będzie dokładnie prześledzić, co pod tym pojęciem rozumie usługodawca.
Profesjonaliści, którym zależy na tym, by zdjąć z barków klientów wszystkie obowiązki, z jakimi wiąże się korespondencja masowa, opracowali usługę z uwzględnieniem wszystkim detali. Najwygodniejszym sposobem na zadbanie o masową wysyłkę listów jest współpraca z podmiotem, który w ramach usługi oferuje kompletowanie, magazynowanie, pakowanie i wysyłkę. Pomoc powinna uwzględniać również przygotowanie wymaganej dokumentacji, faktur.
Obsługa korespondencji masowej – sprawdź, jakim doświadczeniem dysponuje wybrana przez ciebie firma
Zapoznanie się z ofertą to nie koniec. Jeśli chcemy cieszyć się udaną współpracą, dobrze będzie dowiedzieć się nieco o doświadczeniu usługodawcy. Zazwyczaj firmy zajmujące się marketingiem bezpośrednim oferują różnorodne wsparcie. Oprócz konfekcjonowania, foliowania, wysyłki zajmują się też obsługą loterii, konkursów, akcjami sms, a także zarządzaniem bazą danych klientów. Takie różnorodne wsparcie gwarantuje m.in. firma DCD Direct. Dobrym pomysłem będzie upewnienie się, jakie doświadczenie posiada rozważany przez nas usługodawca w każdym z tych zakresów.
Masowa wysyłka listów – merytoryczne wsparcie
Zdarza się, że klienci planujący zlecić zewnętrznemu podmiotowi masową korespondencję potrzebują wsparcia o charakterze merytorycznym. Profesjonalny usługodawca powinien:
- przybliżyć dokładnie swoją politykę dotyczącą przestrzegania RODO;
- wyjaśnić, z jakimi korzyściami wiąże się obsługa korespondencji masowej;
- zaznaczyć jasno warunki współpracy i odpowiedzieć na nurtujące nas pytania.
Szczególnie ważnym aspektem masowej wysyłki listów jest gwarancja legalności przetwarzania danych osobowych. Fachowcy nie tylko mają wyczerpującą wiedzę na temat obowiązujących przepisów. Oprócz tego proponują też praktyczne doradztwo dot. ochrony danych osobowych w procesach marketingowych.
Jak widać wysyłka listów jest złożonym zadaniem. Obsługa korespondencji masowej to w wielu przypadkach współpraca o charakterze długofalowym. Nawet jeśli zależy nam na jednorazowej akcji, warto poświęcić czas na znalezienie rzetelnego wykonawcy. W ten sposób unikniemy błędów i potknięć, które mogłyby okazać się kosztowne i negatywnie wpłynąć na nasz wizerunek.
