Mimo rozwoju nowoczesnych kanałów pozwalających na dotarcie do odbiorców, nadal dużą skutecznością charakteryzują się bardziej tradycyjne metody, takie jak korespondencja masowa. Nie brakuje przedsiębiorstw, dla których wciąż jest to bardzo istotny kanał dystrybucji materiałów marketingowych, jak też dokumentacji finansowej czy innych akt. Zobacz, na czym dokładnie polega ten proces, z czym się wiąże i czy jesteś w stanie samodzielnie wszystko zaplanować.
Korespondencja masowa – podstawowe informacje
Dzięki dobrze zaplanowanej korespondencji masowej możemy skutecznie i sprawnie rozesłać materiały marketingowe do wybranych podmiotów. Sama wysyłka może wydawać się bajecznie prostym zadanie, ale nie możemy zapomnieć tutaj o wszystkich innych czynnościach, o które trzeba zadbać, by cały proces zakończył się sukcesem. Już samo kopertowanie zajmuje dużo czasu i energii. Większe paczki trzeba dobrze zafoliować, tak aby cało trafiły do odbiorcy. To jednak nie koniec. Najpierw trzeba zacząć od stworzenia właściwego planu. Masowa wysyłka listów przyniesie nam więcej szkody niż pożytku, jeśli nie pochylimy się najpierw nad kosztami planowanych działań.
Masowa wysyłka listów – jakie etapy należy zrealizować?
Kompleksowe zajęcie się obsługą korespondencji masowej, oprócz wyżej wspomnianych kwestii, obejmuje też takie kroki, jak:
- zadbanie o odpowiednie kartony, koperty, tuby i inne opakowania, dopasowane do rodzaju przesyłanych materiałów
- druk listów przewodnich
- ewentualna personalizacja przesyłek
- dbanie o formalności związane ze współpracą z kurierami i pocztą
Jak widać, obowiązków jest naprawdę dużo, a to jeszcze nie koniec. Obsługa korespondencji masowej wymaga bowiem profesjonalnego podejścia do ochrony danych osobowych. W końcu każda informacja o odbiorcach naszych przesyłek jest chroniona przez RODO. W razie ewentualnego wycieku będziemy musieli mierzyć się z konsekwencjami, wynikającymi z zaniedbania obowiązków administratora danych osobowych. Problemy na tym polu mogą kosztować nas sporo i mowa tu nie tylko o karach grzywny. Obsługa korespondencji masowej bez poszanowania tajemnicy dotyczące danych osobowych to ogromny cios dla wizerunku firmy. Zdarza się, że biznes po takim incydencie już się nie podnosi. Na szczęście jest sposób na zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz na sprawną realizację wszystkich kwestii formalnych.
Obsługa korespondencji masowej – zaufaj specjalistom
Jednym z najprostszych i najwygodniejszych sposobów na zadbanie o masową wysyłkę listów i innych przesyłek jest skorzystanie z usług profesjonalnej agencji marketingu zintegrowanego. Takie przedsiębiorstwa mają duże doświadczenie w zabezpieczeniu kopert, foliowaniu oraz konfekcjonowaniu wyrobów. Agencje wiedzą, jakie działania wdrożyć, by dane materiały prezentowały się atrakcyjnie i bez żadnego uszczerbku trawiły do odbiorcy. Kompleksowe usługi z zakresu marketingu zintegrowanego oferuje m.in. firma DCN Direct.
