Niezależnie od charakteru działalności generowanie dokumentów to coś co jest oczywiste dla każdej branży. W związku z tym konieczne staje się również przechowywanie dokumentów, które trzeba w odpowiedni sposób zorganizować. W większości przypadków okres przechowywania dokumentów jest ściśle określony przez prawo i uzależniony jest od tego o jaki rodzaj dokumentów chodzi. Warto wiedzieć jak długo przechowywać dokumenty, ale również zainteresować się tym jak wygląda sytuacja jeśli chodzi o tworzenie warunków, w których przechowywanie dokumentów będzie bezpieczne.

Jakie okresy dla przechowywania dokumentów?

Okres, w jakim konieczne będzie przechowywanie akt uzależniony jest od rodzaju dokumentów jakie będzie się gromadzić. Warto więc mieć to na uwadze. Jeśli w grę wchodzi przechowywanie dokumentów księgowych, co do zasady można określić, że ten czas przechowywania będzie przez przepisy prawa określony na 5 lat. Jeśli będzie chodziło o kwestie akt osobowych to ten okres może sięgać nawet 50 lat więc jest zdecydowanie dłuższy.

Podobnie dłuższy okres będzie, gdy chodzi o przechowywanie dokumentów pracowniczych. W tym przypadku ten okres przechowywania określa się na 10 lat liczonych od końca roku, w którym rozwiązano stosunek pracy. Dłuższy okres jest oznaczony, gdy chodzi o przechowywanie dokumentacji medycznej. Podmiot, który świadczy pomoc medyczną powinien przechowywać dokumentację medyczną przez okres 20 lat.

Stworzenie właściwych warunków dla dokumentacji

Skoro więc przechowywanie dokumentów będzie realizowane przez kilka lat istotne jest stworzenie warunków, w których te dokumenty będą stosownie zabezpieczone. Dlatego należy pamiętać o takich kwestiach jak:

• odpowiednie zabezpieczenie dokumentów,
• sortowanie dokumentów,
• zabezpieczenie przed wilgocią,
• przygotowanie szaf na dokumenty,
• zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich.

Właściwa organizacja jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów jest bardzo istotna i warto szukać wykonawców, którzy będą w stanie taką usługę zagwarantować. Firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów, np. Rhenus-Data korzystając ze swojego doświadczenia są w stanie zaproponować każdemu odpowiednią organizację i porządkowanie dokumentów.

Dzięki temu łatwiej będzie się w tych dokumentach odnaleźć, a jednocześnie będzie to doskonałe rozwiązanie, dzięki któremu będzie można przygotować je do takiego przechowywania, w ramach którego będą stosownie zabezpieczone. Przy długim okresie przechowywania jest to kluczowa kwestia, którą należy mieć na uwadze, by spełnić wymagania związane z przechowywaniem akt.