Korzystanie z zewnętrznych usług nierzadko pozwala oszczędzić czas i upewnić nas w tym, że zadanie zostanie wykonane naprawdę solidnie. Czy usługi archiwizacyjne również gwarantują takie korzyści? Sprawdź z nami, co przemawia na korzyść archiwizowania akt z profesjonalistami. Przybliżamy także, z jakimi ograniczeniami musisz się mierzyć, jeśli postanowisz przeprowadzić porządkowanie na własną rękę.

Archiwizowanie dokumentów – czy dasz radę to zrobić samodzielnie

Taka czynność nie oznacza po prostu uporządkowania archiwum. Czasem możemy mieć do czynienia ze zbiorami, prezentującymi się niezwykle estetycznie. Gdy jednak przychodzi do ich wykorzystania (i np. potrzebujemy odnaleźć określony dokument), zaczyna się problem. Archiwizacja dokumentów to więc coś więcej niż porządek. To zastosowanie określonych zasad, które uznaje się za najważniejsze standardy w archiwistyce. Zanim więc podejmiemy decyzję o tym, by zająć się tym zadaniem samodzielnie, zastanówmy się, czy:

• rzeczywiście posiadamy taką wiedzę;
• mamy odpowiednie możliwości czasowe;
• jesteśmy w stanie poświęcić inne obowiązki, które powinny być wykonane w tym samym czasie.

Archiwizacja dokumentacji z profesjonalną pomocą

Specjalistyczne usługi archiwizacyjne zostały opracowane z myślą o podmiotach, które nie chcą decydować się na wyrzeczenia związane z archiwizacją. Do skorzystania z takiego rozwiązania motywuje je również to, że nie muszą martwić się ryzykiem, że proces zostanie wykonany nieprawidłowo. Profesjonaliści oferujący archiwizację dokumentów zatroszczą się o takie zadania, jak;

• kwalifikacja akt;
• porządkowanie i opracowanie dokumentacji;
• oznaczenie dokumentów;
• nadanie terminu przechowywania aktom;
• brakowanie akt.

Przekazanie wszystkich tych czynności ekspertom da nam pewność, że każdy z etapów zostanie wykonany w rzetelny sposób. Dokładność jest tu niezwykle istotna. Tylko precyzyjne działania gwarantują, że w razie konieczności bez trudu odnajdziemy interesujący nas dokument. Profesjonalne archiwizowanie akt to także jeszcze jedna ogromna korzyść – porządek w aktach i nadanie prawidłowych terminów przechowywania uchroni nas przed problemami z prawem. Przedwczesne lub za późne zutylizowanie akt może oznaczać wysokie kary.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów – możliwość skorzystania z dwóch usług jednocześnie

Jeśli zależy nam na tym, by w jak największym stopniu zdjąć z siebie obowiązki związane z zarządzaniem dokumentacją, dobrym rozwiązaniem będzie zaufanie firmie, która oferuje taką opcję jak przechowywanie i archiwizacja dokumentów. Podmiot taki zapewni bezpieczne miejsce naszym zbiorom – zatroszczy się o to by, wszystkie akta były odpowiednio chronione przed zniszczeniem i kradzieżą. Zanim dokumentacja zostanie umieszczona w pomieszczeniu z optymalną temperaturą i wilgotnością, realizowane jest archiwizowanie dokumentów. Na kompleksową pomoc tego typu mogą liczyć m.in. klienci firmy Ekoakta.